Matthijs van Beem, Voormalig teamleider bij Fontys Hogeschool Sociale Studies

Als teamleider zocht ik naar een systeem om de inzetplanning efficiënter te laten verlopen dan dmv Excel spreadsheets. Uiteindelijk bij het bedrijf ProFessence uitgekomen, dat het programma WePer4mens heeft ontwikkeld. De eerste indrukken waren goed en na een presentatie door directeur Huib Hol, verdere inventarisatie, onderzoek en overleg is in het MT de knoop doorgehakt om onze inzet met deze software te gaan doen. Het gaat om zo'n 1500 studenten in ons instituut, verdeeld over verschillende opleidingsvarianten en 75 docenten.

Al vanaf de start, tot op heden, verloopt de samenwerking uitermate positief. De implementatie van het systeem, een omvangrijke en complexe klus, is in recordtijd van 6 weken tot stand gekomen. Gedurende die tijd was er vrijwel dagelijks telefonisch overleg en hiermee werd ons inzetprobleem zeer goed opgepakt en opgelost. De inzet voor de eerste twee onderwijsperioden is door het bedrijf in WePer4mens verwerkt, wat ons zelf veel tijd en moeite bespaarde, al moesten mijn collega teamleiders en ikzelf natuurlijk wel de juiste gegevens aanleveren en aangeven welke docenten op welke taken konden worden ingezet. Onderwijsperiode drie en vier van het collegejaar hebben we zelf in het systeem gebouwd en de inzet verwerkt. Dat ging niet zonder slag of stoot, het is een complexe database die je wel door moet krijgen, maar bij dit proces zijn we wederom zeer goed ondersteund door ProFessence en bij vragen of onduidelijkheden was er vrijwel altijd direct contact en werden vragen beantwoord of werd op afstand meegekeken.

Tevens zijn er inzetters getraind om met de software te werken. Inmiddels werken bij er enkele maanden mee en zijn er tevreden over. Het is na een gewenningsperiode gebruiksvriendelijk, efficiënt en effectief gebleken. Doordat het web-based is, kan iedere docent altijd zijn/haar inzetoverzicht raadplegen en kunnen inzetters of leidinggevenden overal inzicht krijgen in de stand van zaken en/of mutaties doorvoeren. Ideaal voor ons instituut.

Marleen Roos, Medewerker Personeel & Planning MIC, Hogeschool van Amsterdam

Wij hebben WePer4mens Onderwijs nu 5 jaar in gebruik en zijn erg tevreden met de vele mogelijkheden die het programma biedt. We hebben een ingewikkeld curriculum met veel uitzonderingen en veel verschillende lesvormen. Het lukt vrijwel altijd om alle variaties in te voeren, waardoor de rooster- en taaklast informatie altijd goed uit het systeem komt.

Het is ook erg prettig dat het systeem grotendeels aan onze wensen aangepast kan worden. Daarnaast is de helpdesk altijd direct bereikbaar en worden bijna alle problemen vrijwel direct opgelost.

Kortom, het systeem helpt ons erg goed bij de planning van ons onderwijs.

Frank de Brouwer, Manager Bedrijfsvoering bij Fontys Hogescholen Engineering

We bevonden ons in een situatie waarbij we voor elk van de 4 opleidingen een eigen systeem hadden dat niet gekoppeld was met ons roosterprogramma. We gebruikten veel verschillende lijstjes om met elkaar de informatie uit te wisselen en het management had onvoldoende inzicht in de inzet van het personeel. Voorjaar 2015 hebben we als opleidingen gekozen voor de applicatie WePer4Mens. Dit heeft ons een grote stap vooruit geholpen in het inzicht krijgen in het ingezette personeel en de informatieoverdracht naar de roostermaker.

Leverancier heeft tijdens het implementatieproces goed geholpen om vanuit de bestaande situatie naar de huidige inrichting van WePer4Mens te komen. Vragen aan de helpdesk worden op een korte termijn beantwoord en problemen worden snel opgelost. Verder is de leverancier altijd beschikbaar om mee te denken over verdere toepassing van de applicatie om onze processen beter te ondersteunen. WePer4Mens is in deze korte tijd een belangrijke applicatie geworden bij de ondersteuning van enkele van onze bedrijfsprocessen.

Willem van de Kerkhof, Functioneel beheerder bij de HvA, faculteit DMCI

Bij de HVA, en specifiek bij de faculteit FDMCI, wordt er sinds 2013 gewerkt met WePer4mens. Binnen de faculteit was men op zoek naar een programma welke op een duidelijke, transparante manier, de taaklast van de docenten weer zou geven. Taaklast van alle werkzaamheden van een docent, zowel onderwijs als niet onderwijs taken. Daarbij moest het ook een duidelijk beeld kunnen geven van de kosten, die met het opgestelde curriculum gepaard gaan op het gebied van uren. En, als laatste eis, om te starten met WePer4mens, was het kunnen maken van een export met de benodigde gegevens, en in het goede format, voor het roosterprogramma Syllabus +. Er mochten geen extra werkzaamheden/handelingen van de afdeling roostering nodig zijn aan deze export om te kunnen roosteren.

Aan alle voorwaarden kon worden voldaan. In samenspraak met ProFessence is er een duidelijk plan van aanpak gemaakt voor de implementatie van WePer4mens binnen de opleidingen.
Alle vragen en uitdagingen die gedurende de implementatie naar voren kwamen, werden naar wens en snel opgelost. De prettige en duidelijke samenwerking heeft ervoor gezorgd dat het implementatie zeer goed is verlopen.

Wanneer er tijdens het gebruik van het programma vragen, problemen of wensen ontstaan, kan de gebruiker zich wenden tot de helpdesk. De helpdesk van WePer4mens zorgt op al deze vlakken zeer snel voor een antwoord of een oplossing. Daarbij is er alle ruimte om opleiding specifieke wensen in het programma te kunnen inbouwen. Er wordt samen gezocht naar een zo goed mogelijke oplossing, om zo de kosten voor deze wensen binnen de perken te houden.

De applicatie voldoet aan alle verwachtingen. Zowel docenten, als het management zijn zeer tevreden. De workload van de docenten is inzichtelijk en transparant. Door efficiënt inzetten van de beschikbare docenturen wordt er bespaard op aannemen, dan wel inhuren van extra krachten.

Door het gebruik van WePer4mens is er ook een duidelijke en gestroomlijnde flow gekomen in het onderwijs logistieke proces. Wat onder ander bij de roosteraars een veel betere (met valide data) aanlevering van de te roosteren gegevens heeft gegenereerd. Dus op veel vlakken is er door het gebruik van WePer4mens "winst" geboekt.

De afgelopen jaren zijn er steeds meer opleidingen binnen de HVA overgestapt naar het gebruik van WePer4mens.

Gary Horvath, Project Manager Hotelschool of The Hague

We had been using numerous Excel sheets across multiple departments to try to keep a close tab on availabilities, workload, teaching hours and committee work. Many of these aspects had been very differently managed across the multiple faculties we have within the organization. Working with WePer4mens Onderwijs helps us creating an unified planning system, where we can see information real time and where we can reduce mistakes coming from manual work.

The ProFessence team is very approachable and helpful. They are always there to help if any questions pop up and they think along the organization in a proactive manner. Their developments and system alterations have always been conducted in a timely manner, without any delays. We are still to fully explore the power of WePer4mens Onderwijs in our organization, but the start has been very promising!

Bart-Jan van Lierop, Teamleider Mechatronica bij Fontys Hogescholen Engineering

Sinds twee jaar maken we met veel plezier gebruik van WePer4Mens Onderwijs. Het verdelen, toekennen en inzien van (les)taken is nu veel makkelijker en betrouwbaarder dan voorheen. In het verleden hanteerde ik diverse Excel sheets waarin ik de beschikbaarheid, taakbrief, roosterinput en persoonlijke informatie verwerkte. Veranderde ik op het ene tabblad iets, moest ik er aan denken het op het ander ook aan te passen. Dat ging nog wel eens fout. Daarnaast is er nu meer uniformiteit over de afdelingen heen, is het makkelijker om de uitputting van de totale formatie vast te stellen of inzicht te krijgen in wat de uitvoering van een stuk onderwijs kost.

Met specifieke vragen kan ik gemakkelijk bij ProFessence terecht. Zij denken altijd mee en laten graag zien hoe het werkt. Eventuele plug-ins of extra tooling in het programma wordt keurig met de klant afgestemd en binnen de gestelde termijnen werkend opgeleverd en voorzien van de juiste nazorg.

Jammer dat ik niet eerder van WePer4Mens gebruik heb gemaakt, het had me in het verleden al veel tijd kunnen schelen.

Peter Klijn, Roostermaker en WePer4mens Keyuser bij Fontys Hogescholen

In 2010 ben ik de uitdaging van roostermaker aangegaan. Alle roosterinformatie werd in verschillende Excel formaten aangeleverd en handmatig in het roosterprogramma ingevoerd. Met mijn programmeer ervaring heb ik het proces verbeterd, zodat de roostergegevens automatisch vanuit het Excel bestand in het roosterprogramma geïmporteerd werden. Het verzamelen van de juiste roostergegevens en het toevoegen van de inzet bleef problematisch. Met WePer4mens van ProFessence hebben we medio 2015 de applicatie gevonden die hiervoor de oplossingen biedt.

ProFessence heeft bij de oplevering 1 semester van alle leerjaren voor ons ingericht. Bij de implementatie hoort ook het opleiden van de gebruikers. Na de opleiding heb ik zelf de resterende semesters ingericht.

Mijn eerste contact met de helpdesk van ProFessence: Binnen Fontys Hogescholen Engineering worden andere termen dan de default termen van WePer4Mens gebruikt. Na een telefoontje met de helpdesk en het opsturen van de lijst met gewenste termen stonden deze even later in het systeem. De helpdesk is telefonisch en per e-mail heel goed bereikbaar en zeer deskundig. Indien nodig wordt er direct meegekeken in de actuele gegevens en worden aanpassingen door de helpdesk aangebracht of word ik stap voor stap door het proces geleid.

WePer4mens is modulair en daardoor aan te passen aan de wensen van de gebruiker. Sommige functionaliteiten die we gaandeweg nodig hadden bleken reeds beschikbaar te zijn en een aantal zijn voor ons door ProFessence op maat gemaakt. Bij sommige vragen/wensen worden door ProFessence slimmere/verrassende oplossingen aangedragen, omdat deze ook de verdere onderwijslogistiek beïnvloeden en ook daarin is ProFessence zeer deskundig. Momenteel wordt in samenwerking met ProFessence onze onderwijslogistiek verder gestroomlijnd. Dit betreft onder andere het automatisch genereren van studiegids en OER informatie.

Ik ben zeer tevreden over het bedrijf ProFessence en de applicatie WePer4mens. Voor ons is het een bedrijfskritische tool geworden voor onze onderwijslogistiek.

Yvon Wooning, Planner bij The International School of The Hague

Sinds een aantal jaren gebruiken wij de volledig Engelstalige versie van WePer4mens en het helpt ons om een goed inzicht in formatie en budget te hebben. Wij hebben nogal wat uitzonderingen dus, onze WePer4mens versie heeft wat maatwerk, maar het is wel hoe wij het willen hebben. De helpdesk reageert altijd direct op onze vragen en adviseert goed om mogelijke opties door te nemen. Ons management en docenten zijn ook zeer tevreden over WePer4mens aangezien zij altijd de actuele stand kunnen inzien of zij 'on task' zijn of niet.
Het aanmaken van nieuwe taken, lessen etc. gaat zeer gemakkelijk en we ervaren WePer4mens dan ook als gebruiksvriendelijk, kortom een tevreden klant!

Heleen van der Wouden, Coördinator bij Hogeschool voor de Kunsten Utrecht Media

De Hogeschool voor de Kunsten Utrecht gebruikt sinds 2013 het systeem WePer4mens Onderwijs voor de inzetplanning en formatie van het onderwijzend personeel.

Met een kleine 4000 studenten verdeeld over 3 locaties, 8 schools en meer dan 40 opleidingen was de roep om een eenduidig inzetsysteem groot, ook omdat docenten regelmatig bij meerdere schools tegelijk ingezet worden en het houden van overzicht daarop met de verschillende in gebruik zijnde systemen vrijwel onmogelijk bleek.

Tijdens de implementatiefase, die niet niet zonder slag of stoot is verlopen, heeft ProFessence waar nodig zorg gedragen voor de juiste inrichting van en inzet op alle verschillende onderwijsprogramma's. De ondersteuning vanuit ProFessence was en is altijd punctueel en professioneel: Het bedrijf is goed bereikbaar en vrijwel altijd direct beschikbaar voor vragen, zij denken mee en dragen oplossingen aan. Ook wat betreft scholing voor de verschillende gebruikersgroepen zijn zij flexibel en is er veel mogelijk, in het algemeen maar ook op maat.

WePer4mens Onderwijs is inmiddels HKU-breed geïmplementeerd en wordt bij alle schools op alle locaties gebruikt: docenten kunnen 'real-time' hun jaarinzet raadplegen, directeuren en studieleiders hebben inzicht in hun inzetcijfers en diverse rapportages, en er is overzicht wat betreft het in- en uitlenen van docenten.

Regelmatig overleg met de planners van de schools, gesprekken met en input van de verschillende gebruikers van het systeem en algemeen voortschrijdend inzicht in de complexe database leidt tot nieuwe inzichten en werkwijzen, waarin ProFessence meedenkt en kennis deelt vanuit hun ervaringen met andere onderwijsinstellingen.

Er valt binnen de Hogeschool voor de Kunsten Utrecht zeker nog winst te behalen door een meer éénduidige inrichting in WePer4mens Onderwijs van de verschillende schools, maar nu de initiële implementatiefase is afgesloten en de planners steeds beter alle ins & outs van het systeem beheersen, ontstaat daar nu ook de ruimte & mogelijkheid voor.